Bedrijfsvoering

In deze subparagraaf wordt het onderwerp financiële rechtmatigheid behandeld en wordt een toelichting gegeven op de rechtmatigheidsverantwoording van het College van Burgemeester en Wethouders. De rechtmatigheidsverantwoording zelf is opgenomen als aparte paragraaf in de jaarrekening 2023.

Achtergrond

Met ingang van de Jaarstukken 2023 moet het College van Burgemeester en Wethouders een rechtmatigheidsverantwoording opstellen en in de paragraaf Bedrijfsvoering ingaan op het onderwerp rechtmatigheid. De landelijke wetgever heeft deze verplichting enkele achtereenvolgende jaren uitgesteld omdat er nog veel onduidelijkheden waren over de te hanteren regels, kaders en richtlijnen. Helaas moet worden vastgesteld dat dit ook op het moment van opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording over 2023 nog steeds het geval was. Zowel de gemeenten die de rechtmatigheidsverantwoording moeten opstellen als de externe accountants die een oordeel moeten geven over de getrouwheid ervan hebben hier last van.

Het college heeft, in afstemming met de accountant, getracht om bij het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording de regels, kaders en richtlijnen zo goed mogelijk te interpreteren en toe te passen met de kennis en inzichten van dat moment. Voorzichtigheidshalve is het college hier uitgegaan van een strikte interpretatie. Ondertussen liep echter op landelijk niveau de discussie door. Het voelt enigszins als het moeten spelen van een voetbalwedstrijd waarbij de spelregels nog tijdens de wedstrijd in beweging zijn.  Dat is zowel voor de spelers (college) als voor de scheidsrechter (raad/accountant) lastig.

Tegen die achtergrond moet deze eerste rechtmatigheidsverantwoording bij de Jaarstukken 2023 dan ook nadrukkelijk gezien worden als een eerste stap. Doorontwikkeling moet de komende jaren niet alleen op gemeentelijk, maar zeker ook op landelijk niveau nog plaatsvinden. In dit licht is het extra belangrijk om de dialoog over de financiële rechtmatigheid tussen college en raad gaande te houden. Daarmee wordt het doel van de invoering van de rechtmatigheid – om de bestuurlijke dialoog te bevorderen – nog eens extra benadrukt.

Bruto versus netto onrechtmatigheid

Op het gebied van financiële rechtmatigheid wordt onderscheid gemaakt tussen bruto en netto onrechtmatigheid. Alle significante afwijkingen, groter dan de rapportagegrens, zijn bruto onrechtmatig. Omdat het college de raad informeert op taakveldniveau, is de controle op het niveau van taakvelden uitgevoerd. Daarmee is de financiële verordening strikt geïnterpreteerd en is gelijktijdig met de rolwijziging sprake van een effectieve verzwaring van de controle.

Vervolgens is getoetst in hoeverre deze afwijking past binnen de afspraken die zijn gemaakt met de raad, we noemen dit acceptabele overschrijdingen. Wat acceptabel is valt terug te lezen in de financiële verordening. De afwijkingen die niet passen binnen de afspraken met de raad noemen we de netto onrechtmatigheid. De netto onrechtmatigheid is gelijk aan de bruto onrechtmatigheid, minus de “acceptabele” afwijkingen.
Wanneer de totale netto onrechtmatigheid boven de verantwoordingsgrens uitkomt, moet worden geconcludeerd dat er sprake is van niet financieel rechtmatig handelen.

De verantwoordingsgrens is vastgesteld op 3% van het lastentotaal en bedraagt € 5.174 duizend.

De bevindingen in de rechtmatigheidsverantwoording

Het college is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties niet rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens. Het totaal aan netto financiële rechtmatigheidsfouten bedraagt € 5.501 duizend (3,2%). Deze conclusie heeft overigens geen impact op het oordeel van de accountant bij de jaarstukken. De accountant beoordeelt namelijk de getrouwheid en niet de rechtmatigheid.
Hieronder leest u een nadere onderbouwing van deze financiële onrechtmatigheid. Daarnaast zijn de constateerde fouten boven de rapporteringsgrens van € 50.000 benoemd. Tot slot zijn de belangrijkste maatregelen opgenomen.

In onderstaande tabel is een cumulatief overzicht opgenomen van geconstateerde rechtmatigheidsfouten over 2023. Onder de tabel leest u een nadere toelichting aan de hand van de verschillende criteriums die voor de rechtmatigheidsverantwoording van toepassing zijn.

A. Toelichting bevindingen begrotingscriterium

Het begrotingscriterium gaat over de vraag: zijn alle gerealiseerde baten en lasten in overeenstemming met de door de raad vastgestelde programmabegroting inclusief alle goedgekeurde begrotingswijzigingen?
Hierbij geldt als uitgangspunt dat:

• Alle overschrijdingen van lasten en onderschrijdingen van baten (m.a.w. negatieve financiële effecten) ten opzichte van de vastgestelde begroting onrechtmatig zijn;
• Alle onderschrijdingen van lasten en overschrijdingen van baten (m.a.w. positieve financiële effecten) ten opzichte van de begroting onrechtmatig zijn wanneer deze niet zijn toegelicht in het eerstvolgende P&C document.

De over- en onderschrijdingen van lasten en baten worden toegelicht in het onderdeel ‘Wat heeft het gekost?’ per programma.

Het belangrijkste instrument om over- en onderschrijdingen van lasten en baten tijdig bij de raad te melden, deze door de raad te laten autoriseren, en daarmee begrotingsonrechtmatigheid te voorkomen; is de bestuursrapportage. Deze moet een zo goed mogelijke prognose vormen van de verwachte eindstanden van lasten en baten, om zo vroegtijdig afwijkingen te signaleren en een goede voorspelling te kunnen geven voor het jaarrekeningresultaat. Het college stelt zich als doel om de kwaliteit van de financiële beheersing in de brede zin en de  bestuursrapportages specifiek op dit punt te verbeteren.  Dit vraagt een investering in de financiële functie, waarvoor voor 2024 t/m 2027 middelen zijn gevraagd.

Fouten in het kader van overschrijding van de exploitatiebudgetten begroot versus werkelijk is als volgt opgebouwd (1, cumulatief € 2.887 duizend):
Overschrijding lasten (taakvelden):

1. Onderwijshuisvesting            € 163 duizend
2. Onderwijsbeleid en leerlingzaken      € 202 duizend
3. Sportaccommodaties             € 587 duizend
4. Verkeer en vervoer            € 407 duizend
5. Parkeren               € 142 duizend
6. Begraafplaatsen en crematoria      € 195 duizend
7. Grondexploitatie            € 217 duizend
8. Overhead               € 685 duizend

Onderschrijding baten (taakvelden):

1. OZB Woningen               € 227 duizend

Overschrijding investeringsbudgetten is als volgt opgebouwd (2, cumulatief €317 duizend):

1. Zuidflank Rheden 1e fase         € 197 duizend
2. Verv. VRA kruisingen Harderwijkerweg      € 114 duizend
3. Beiltjeshof Velp Zuid            € 7 duizend

Een toelichting op de kredietoverschrijding is opgenomen in de jaarrekening, onderdeel balans en toelichting.

Er is geen sprake van een netto onrechtmatigheid op de onderdelen:

• Niet geautoriseerde reserve mutaties (3, € 0 duizend)
• Overschrijding van baten en/of onderschrijding van lasten (4, € 0 duizend).

B. Toelichting bevindingen voorwaardencriterium

Het voorwaardencriterium gaat over de vraag: zijn de financiële handelingen verricht volgens de daarvoor geldende wet- en regelgeving?

De controle hiervoor richt zich op inkoop en aanbesteding. Er zijn een aantal inkopen ten onrechte niet Europees aanbesteed. Deze inkopen hebben vooral betrekking op langlopende inhuur van menskracht ten behoeve van specifieke kennis.

Fouten in het kader van de naleving van de Europese Aanbestedingsregels van cumulatief € 2.296 duizend is als volgt opgebouwd:  

1. Onrechtmatige inhuur personeel         € 1.873 duizend
2. Onrechtmatige inkoop ICT-diensten            € 196 duizend
3. Onrechtmatige inkoop projectteam herindicatie   € 86 duizend
4. Onrechtmatige inkoop PMD zakken         € 71 duizend
5. Onrechtmatige inkoop verzekeringen         €70 duizend

C. Toelichting misbruik-en oneigenlijk gebruik -criterium

Het misbruik- en oneigenlijk gebruik (M&O) -criterium gaat over de vraag: is er sprake van opzettelijk onjuiste of onvolledige informatieverstrekking om een financieel voordeel te behalen (misbruik) of van toekenning van financieel voordeel volgens de letter, maar tegen de bedoeling van de geldende wet- en regelgeving (oneigenlijk gebruik)?

M&O ziet toe op veel verschillende beleidsterreinen. Het M&O beleid is geïntegreerd binnen de processen, er is nog geen overkoepelend M&O-beleid opgesteld. Voor zover getoetst kon worden aan M&O-beleid op deelterreinen, zijn er geen bevindingen gedaan die de rapportagegrens overschrijden.

Het college stelt zich als doel om in 2024 een overkoepelend M&O-beleid te formuleren dat als toetsingskader kan dienen voor de rechtmatigheidsverantwoording.

Beheersingsmaatregelen

Wat ons betreft is de rechtmatigheidsverantwoording een goede ontwikkeling die naadloos aansluit op onze visie op control. Een visie waarbij we uitgaan van lerend vermogen en systematisch verbeteren van de (interne) beheersing.

Wij hechten belang aan een goede interne beheersing en zijn deze aan het verbeteren.  Het is echter ook belangrijk om realistisch te zijn. In een periode waarin we scherper aan de wind moeten zeilen en ons financieel perspectief om aandacht en capaciteit vraagt, willen wij door het stellen van prioriteiten ook in 2024 verbeteringen realiseren. Belangrijke prioriteiten zijn de rechtmatigheidsverantwoording, het budgetbeheer en het sturen op arbeidskosten (inhuur). N.a.v. de managementletter 2023 hebben wij op 16 januari 2024 via een memo de financiële commissie en de raad een nadere toelichting gegeven op deze prioriteiten.

De uitkomst van de rechtmatigheidsverantwoording 2023 maakt des temeer zichtbaar dat we op het gebied van budgetbeheer en het sturen op arbeidskosten stappen te zetten hebben om de financiële beheersing te verbeteren.