Bedrijfsvoering

Organisatieontwikkeling

In 2023 is aandacht gegeven aan de organisatie, onze activiteiten vinden plaats onder de naam 'Rhedense expeditie'. De specifieke onderdelen die in 2023 opgepakt zijn betreffen de uitwerking van:  

1. De inrichting van de organisatie en de wijze waarop  de medewerkers worden aangestuurd.
2. De organisatieopgaven die een duidelijke verbinding hebben met de doelen uit de begroting zoals die door het College en gemeenteraad zijn vastgesteld.
3. De processen en procedures én de wijze van werken in termen van projecten en programma’s.
4. De cultuur, de wijze waarop medewerkers zowel onderling met elkaar samenwerking als met de partners, inwoners en ondernemers binnen en buiten de gemeente. Dit betreft onze set van waarden en normen en bepaalt daarmee het uiteindelijke gezicht en resultaat van de gemeente Rheden.

Er zijn periodieke werkbijeenkomsten gehouden met het management. De uitwerking per thema vindt plaats via werkgroepen. Deze worden in 2024 verder uitgewerkt in concrete acties en  worden verder vormgeven met actieve inbreng van medewerkers.

Personeelsbeleid

In de afgelopen periode hebben we ons gericht op de volgende vraagstukken:

Instroom en uitstroom

Er is in 2023 een meerjarige aanpak vastgesteld voor ons strategisch arbeidsmarktbeleid. We hebben in 2023 onder andere een digitale werving- en selectieprocedure ingevoerd en er zijn acties uitgevoerd om ons beter te profileren op de arbeidsmarkt. In 2024 wordt het project verder uitgewerkt.   
In 2023 is de organisatiebrede actualiseringsronde voor ons functiehuis opgestart. We hanteren het landelijke functie- en functiewaarderingssystematiek van de VNG (HR21). Via een projectaanpak zijn de noodzakelijke acties uitgevoerd om te komen tot een actuele indeling in de functie en een passende beloning. We verwachten deze in 2024 af te kunnen ronden. Een prognose van de kosten die de actualisatieronde met zich meebrengt is in de jaarcyclus ingebracht. De concrete omvang zal in de loop van 2024 helder zijn zodra de actualisatie is afgerond.
In april 2023 is De Connectie overgestapt op het nieuwe e-HRM systeem. In 2023 hebben wij hieraan via de projectgroep actieve inbreng geleverd. De werkprocessen op het vlak van in- door- en uitstroom zijn gedigitaliseerd. Medewerkers kunnen onder andere via een app hun uren, declaraties en overige zaken gemakkelijk regelen.    

Gezondheid, vitaliteit en hybride werken

Er zijn diverse acties uitgevoerd op het gebied van hybride en digitaal werken, vitaliteit, energie en de balans werk-privé. Onder andere via workshops, trainingen en georganiseerde activiteiten en specifieke thema weken.

Op basis van het arbo jaarplan zijn ook acties uitgevoerd. We hebben tientallen thuiswerkplekken aangepast, trainingen georganiseerd, bijvoorbeeld over omgaan met agressie en geweld. De vervolgacties van voorgaande jaar georganiseerde RI&E-evaluatie zijn uitgevoerd. De voorbereiding op de nieuwe huisvesting is in 2024 is verder uitgewerkt. Dit is onder andere opgepakt door de werkgroep Samen Optimaal Werken.   

Werkdruk

Het thema werkdruk blijft een terugkerend thema bij diverse overleggen met managers, Arbostuurgroep, Ondernemingsraad en HR. Dit thema bespreken we expliciet in het 'Goede gesprek' met de medewerkers. Het onderwerp heeft aandacht bij de beschreven beleidsthema's en de organisatieontwikkeling.   

Verzuimaanpak en duurzame inzetbaarheid

Het afgelopen jaar is het verzuimpercentage slechts licht gedaald ten opzichte van 2022 (van gem. 8% naar 7,5%). Ons verzuim is daarmee op onderdelen wat hoger dan het landelijke gemiddelde ten opzichte van vergelijkbare gemeenten. We hebben uitvoering gegeven aan een actieplan gericht op de uitvoering van verzuimbegeleiding en bovenal hoe we inspelen op de preventie van verzuim. We doen dat in nauwe samenhang de beschreven plannen in het kader van ons arbobeleid en vitaliteit.

In 2023 hebben we een beleidsnotitie op het vlak van duurzame inzetbaarheid voorbereid. Deze is vastgesteld in 2024 en wordt dan verder uitgewerkt. Verder blijven we de toepassing van het 'Goede gesprek' een belangrijke basis. Verder zijn regelmatig interventies, deskundige hulp, en loopbaan en team-coaching ingezet om zo disfunctioneren of uitval door ziekteverzuim te voorkomen.

In 2023 is ook een aanpak ontwikkeld voor Strategische personeelsplanning. Hiermee willen we gericht sturen op een goede aansluiting tussen onze opgaven en de optimale inzet van onze medewerkers. Denk hierbij aan kwaliteiten, competenties maar ook de vereiste omvang van ons personeelsbestand voor nu en in de nabije toekomst. We hebben de voorbereiding opgestart en zijn vanaf eind 2023 gestart met de eerste teams die meedoen in de vorm van een pilot. In 2024 wordt dit verder uitgewerkt.   

Opleiden en ontwikkelen

Het stimuleren van leren en ontwikkelen doen we door dit regelmatig te bespreken met medewerkers onder andere via het 'Goede Gesprek'. In 2023 hebben we een aantal acties uitgevoerd om dit onder de aandacht te brengen.  In 2023 hebben we de Rheden Academie vorm gegeven, een online leerplatform. Hierop staat leer- en ontwikkelaanbod voor competentie ontwikkeling zoals communiceren, digitale vaardigheden, vergaderen, hybride werken, vitaliteit. We hebben het aanbod verbreed en onder andere een digitaal onboarding programma uitgewerkt voor nieuwe medewerkers.  

Salariskosten 2023

De totale salariskosten 2023 laten ten opzichte van de 2e bestuursrapportage 2023 een tekort zien van afgerond € 2.142.000.
Door de hele organisatie heen zien we dat evenals in 2022 de krapte op de arbeidsmarkt ervoor zorgt, dat we steeds langer en vaker gebruik moeten maken van externe inhuur. Ook zien we, dat er sprake is van een beduidende stijging van de tarieven voor externe inhuur. Voor een aantal functies is bij ziekte of vertrek van een medewerker direct (tijdelijke) vervanging nodig om de wettelijke taken uit te voeren en onze dienstverlening in stand te houden. Deze periode overbruggen we met externe inhuur.
De tekorten zijn in onderstaand overzicht zichtbaar gemaakt verdeeld naar de drie programma's. De overschrijdingen manifesteren zich vooral bij programma's Samenleving en Bestuur & organisatie. Dit betreft onder andere extra inhuurkosten (€ 476K) voor schoonmaakwerkzaamheden en toezicht zwembaden mede als gevolg van ziekte. Er is extra personele inzet geweest (€ 736K) m.b.t. inkomensregelingen voor functioneel beheer en de  uitvoering van de energietoeslag en de ondersteuning bij de toeslagenaffaire.
De complexe arbeidsmarkt en het daardoor moeilijk of niet kunnen invullen van vacatures is vooral aan de orde geweest bij de managementfuncties (meerkosten inhuur € 372K) en binnen Financiën & Informatie (meerkosten inhuur € 700K).

Tabel: Formatie en bezetting in euro's per programma (bedragen x € 1.000)